議事録作成 AI で会議の負担を減らそう！
「議事録作成に時間がかかりすぎる…」そんな悩み、ありませんか？最近、注目されているのが 議事録作成 AI です！ChatGPTでできることはたくさんありますが、議事録作成はその典型例の一つですね。
AIが会議内容を自動で記録し、要約してくれるんです。そして、音声認識や自然言語処理の進化で、精度もどんどん向上しています。
この記事では、AI議事録ツールの基本やメリットを分かりやすく解説します！
議事録作成 AIって何？
AI議事録は、会議の音声を自動で文字に起こすツールです。これによって、人が一字一句メモを取らなくても、AIが発言を整理し要約します。
仕組みはシンプル！
AIが音声をテキスト化
重要なポイントを抽出
自動で議事録を作成
これなら、議事録作成の手間が大幅に減りますね！
議事録作成 AIのメリット
会議の倍以上の時間をかけて議事録を作成する…。そこで、そんな負担を AIが軽減 してくれます！
リアルタイムで文字起こし
専門用語も高精度で認識
人のミスを減らせる
導入する企業もどんどん増えています！議事録作成 AI を活用して、会議をもっとスムーズにしませんか？AI議事録を導入すると、会議運営がスムーズになります！具体的にどんなメリットがあるのか、見ていきましょう。
1. 議事録作成の時間を大幅カット
最大の利点は、議事録を書く作業にかかる時間を劇的に短縮できることです。AIが自動で文字起こしするため、一から書き起こす必要がなくなります。AIが自動で文字起こしするので、手作業が不要！また、実際に 議事録作成時間が70〜90%削減 された事例もあります。
作業時間を短縮し、他の業務に集中できる
残業削減＆人件費の節約につながる
時間のムダがなくなり、業務効率がアップします！
2. 会議の質が向上
AIに記録を任せることで、これまで議事録係に割かれていた人も議論に専念できるようになります。会議中に必死にメモを取る必要がなくなるため、発言者も記録者も議題に集中でき、より建設的な議論が可能になります。メモを取る必要がないので、会議に集中できます。つまり、発言のタイミングを逃さず、建設的な議論ができますね。
記録担当を毎回決める必要なし！
発言に集中でき、より良いアイデアが生まれる
会議の生産性がグッと上がります！
3. 情報共有がスピーディーに
AIが自動生成した議事録は会議直後に即座に共有できるため、関係者内で認識のズレが生じにくくなります。全ての参加者が同じ内容の記録を確認でき、議論の履歴も残るので後から見返して検証することも可能です。AIが作成した議事録は、会議後すぐに共有可能！これにより、手作業の清書を待つ必要がなく、意思決定が早まります。
リアルタイムで内容を共有
キーワード検索で過去の議事録もすぐ見つかる
情報の伝達ミスも減り、スムーズに進行できます！
4. 議事録管理がラクに
従来の紙やExcelでの議事録管理に比べ、AI議事録ツールで生成したデータはクラウド上で一元管理しやすくなります。議事録のフォーマット統一やテンプレート適用も自動化しやすく、蓄積した議事録は社内のナレッジ資産として活用可能です。AI議事録はクラウド管理ができ、フォーマットも統一。そして、蓄積データを活用すれば、会議の振り返りも簡単です。
過去の会議内容を正確に残せる
音声データとセットで保存可能なツールも！
会社のナレッジとしても活用できますね！
5. コスト削減＆業務効率アップ
上記のような時間短縮や効率化は、そのままコスト削減効果につながります。議事録作成に費やしていた時間を他の生産的業務に充てられるため、人件費の有効活用となります。議事録作成の手間が省けると、人件費のムダが減ります。また、意思決定が早まり、ビジネスのスピードも向上！
年間で数十時間分の業務削減も可能
ROI（投資対効果）も高く、導入企業が増加中
実際、AI議事録で作業時間が 1/4 になった企業も！
議事録作成 AIの成功事例！導入でどう変わった？
AI議事録を導入して、業務効率がアップした企業が増えています！実際の事例を見て、どんな効果があったのかチェックしましょう。
1. 採用面接の効率化（遠州鉄道）
遠州鉄道では、新卒採用面接の負担を減らすために 「 Notta 」 を導入！これによって、面接官がメモを取る手間がなくなり、作業時間が 75%短縮 されました。
記録作業の負担が減り、面接に集中できる
候補者の評価共有がスムーズに！
次回面接の準備もラクになり、採用業務が効率化されました！
2. 経営会議の議事録作成（東京ドーム）
東京ドームでは、役員会議の議事録作成に 「 スマート書記 」 を導入。これによって、以前は 最大6時間 かかっていた議事録作成が 50%短縮 されました！
会議中にAIが自動で発言を要約
議事録の質と作成スピードが向上
現在は他部署の会議にも導入が進んでいます！
3. 社内会議の効率化（キリンホールディングス）
キリンでは、グループ全体で AI音声認識システム を活用。これによって、以前は数日かかっていた議事録作成を、大幅に短縮しました！
会議の記録がすぐに共有できる
研修や経営会議にも活用！
情報共有がスピーディーになり、業務の無駄が減りました。
4. 他業界の成功事例も！
✔ 建設業界：議事録作成時間を 70%削減
✔ 営業現場：商談後の議事録作成を ゼロ に！
業界を問わず、多くの企業で導入が進んでいます。
議事録作成 AIを上手に導入するポイント！
AI議事録を導入するなら、事前の準備が大切！そこで、スムーズに活用するためのポイントをチェックしましょう。
1. 自社に合ったツールを選ぶ
まずは自社の会議形態や目的に適したツールを選ぶことが重要です。AI議事録ツールと一口に言っても、精度や機能、提供形態は様々です。AI議事録ツールには、機能や精度に違いがあります。自社の会議スタイルに合ったものを選びましょう！
音声認識の精度は十分か？
要約機能や検索機能はあるか？
ZoomやSlackと連携できる？
セキュリティ対策は万全か？
特に、専門用語が多い業界なら 辞書登録機能 も要チェック！
2. まずはトライアルで試す
候補となるAI議事録ツールが見つかったら、可能であれば無料トライアルやPoC（概念実証）を実施してみましょう。実際の自社の会議音声で精度や使い勝手を検証することで、本格導入後のギャップを防げます。そして、実際の会議で試して、使いやすさを確認するのが大事！
議事録作成時間を〇%削減できるか？
精度が十分か？
導入前に目標を決めて、しっかり見極めましょう。
3. 音声環境を整える
AIによる文字起こしの精度を最大限発揮するには、クリアな音声環境を整える必要があります。雑音の多い会議室やマイクなしの遠隔会議では認識精度が下がるおそれがあるため、なるべく静かな環境で話す、発言者の声量に気を配る、専用マイクやスピーカーフォンを設置するなどの工夫をしましょうAIの文字起こし精度を上げるには、クリアな音声が必須！
雑音を減らす（静かな環境で会話）
高性能マイクやスピーカーフォンを使う
ハウリング対策をする
特に オンライン会議 では、音質が重要になります！
4. AIを学習させる
導入後は、ツールが持つ辞書登録や機械学習による精度向上機能を積極的に活用しましょう。固有名詞や業界用語、社内略語などは初期状態では認識ミスが出ることがありますが、辞書に単語登録を行うことで認識率が上がります。つまり、AIは使えば使うほど、精度が上がります！
よく使う専門用語を辞書登録
誤変換を修正して学習させる
継続的にチューニングすると、より使いやすくなります。
5. セキュリティ対策を確認
会議内容には機密情報が含まれることも多いため、AI議事録ツール導入にあたっては情報セキュリティ対策も重視しましょう。クラウド型サービスの場合、音声データや書き起こし内容を外部サーバーに保存する形になるため、データの暗号化や保存期間の設定、提供企業の信頼性（情報漏洩対策や契約上の守秘義務）を確認してください。AI議事録には、機密情報が含まれることも。安心して使うために、セキュリティを確認しましょう。
データは暗号化されているか？
社外秘の会議はオフラインツールを使う
参加者にAI録音の許可を取る
プライバシーに配慮した運用ルールも整えましょう！
6. 人による最終チェックを忘れずに
AI議事録ツールは便利ですが、現時点では完全な自動化ではなく人間との協働が前提です。重要な会議や専門的な内容の議事録では、人による確認・修正が不可欠であることを認識しておきましょう。AIは便利ですが、100%完璧ではありません。重要な会議では、人の目で 最終チェック しましょう！
誤字やニュアンスのズレを修正
決定事項が正しく記録されているか確認
AI＋人のチェックで、精度の高い議事録が完成します！
7. 社内でスムーズに展開する
新しいツール導入時には、現場社員の抵抗感や戸惑いを減らす工夫も重要です。最初は一部のチームや部署でパイロット導入し、効果を実感してもらった上で徐々に全社展開するとスムーズでしょう。新しいツールは、最初は慣れが必要です。スムーズに定着させるために、工夫しましょう！
最初は一部のチームで試験導入
使い方マニュアルを作成
社内研修や勉強会を実施
「AI議事録＝仕事を楽にするツール」こう伝えると、前向きに受け入れられやすいです！
まとめ
AI議事録ツールは、会議の生産性向上と記録の質向上に役立つ心強い存在です。基本的な仕組みは会議音声の自動テキスト化と要約であり、議事録作成にかかる手間を省いてくれます。企業への導入メリットとして、業務時間の大幅削減や情報共有の迅速化など多くの効果が実証されています。実際に遠州鉄道や東京ドームをはじめ多くの企業で導入が進み、議事録作成時間50〜75%削減などの成果が報告されています。
導入にあたっては、自社のニーズに合ったツール選定やセキュリティへの配慮、人間との協調体制づくりが成功のポイントです。最初は半信半疑でも、使ってみると「もう手動には戻れない！」という声もあるほど便利なAI議事録。ぜひ自社の会議にも取り入れて、効率的で未来志向の会議運営を実現してみてください。革新的なツールを上手に活用し、会議担当者の負担を減らしつつ生産性の高い会議文化を育てていきましょう。